こんにちは Kaoru.です
今回は、いま私が正社員で働いている
営業事務のお仕事についてです。
職探しをしている方や事務に興味がある方。
少しでも参考になればと思いますので
ぜひ、最後までお付き合いくださいませ(^^)
まず最初に、私が今の会社に入社したのが
２０１８年の４月(正社員になったのは６月)
事務未経験で雇っていただきました。
友達に『事務はいいよ～～』と聞いていたし
自分に向いてそうだと 思っていました。
入社したはいいものの。
事務未経験な上、商業高校卒なのに
パソコンなんて早く打てやしない。
(高校時代も全部３級レベルかそれ以下）
何も できなさ過ぎてやばいと思いました。
もう１人の事務の方がいて
その方が私に仕事を教えてくれてましたが
『どのくらいで慣れますかね・・』と聞くと
『ん～。。１年くらいかな』と言われました。
いやいや、１年って！！！
慣れるのに１年かかるの！？ って感じでした。
(今は理解できます。１年かかります笑）
本題ですが、営業事務が
一体どういった仕事なのか という事。
※ちなみに私が勤務しているのは
食品(お菓子)製造工場です。
営業事務、基本的にずっとパソコンと
向き合いっぱなしです。
簡単に、仕事内容は というと
●受注確認 (Mail、FAX 等）
●書類作成、発行
●見積、請求書発行
あとはその会社によって
その他業務が加わります。
私の場合で言うと
●電話対応 (これは事務ほとんどあるかな）
●在庫確認・製造予定作成
とかかな。
私は主に受注なので、発注も担当していれば
在庫確認、資材・原料の発注 も加わります。
だいぶ大まかな項目になってしましましたが
書類は結構多いです。
食品工場しか事務経験がないので
一概には言えませんが
ファイルに閉じる書類は数多くあります。
今となっては、私が担当している業務で
出来ないことはありませんが
請求書の発行と 製造予定作成は
かなり苦手で慣れるのに時間がかかりました
請求書の発行ということは
出荷作業時に発行する伝票に誤りがあれば
請求書も自動的に誤ったものが発行されます
(ほとんどが販売管理ソフト使用だと思うので）
請求書発行後 それに気づくのは
ちょっと無理がありまして・・・
んーー。体制によっては可能だけど。
だから
伝票発行時、何度も発注書と伝票を照合し
ミスを防ぐことが重要になってきます。
製造予定計画は、営業事務で入社していれば
あまり担当することは少ないかと思います。
ただ、受注担当してれば
在庫管理も兼ねて担うことは全然できます。
在庫が多い、足りない、賞味期限が危ない
という事が全て自分の管理により起こるので
在庫と賞味期限、受注数や日程、
自社倉庫のキャパ 等をほぼ毎日
確認する必要があります。
あと そうですね。
営業事務って本来は 営業さんがいて
営業さんの取ってきた取引についての
書類管理や連絡を取ったりするんだろうけど
私の会社 営業さんいないので
電話で商品説明や、取引条件の交渉をします。
最初はできなくて当然ですが
取り扱い商品や、支払い条件、リードタイムや
時期、数量などお話できるようにならないと
スムーズに仕事が進みません。
営業さんがいるなら
説明等はできなくていいかもしれませんが
営業さんに頼まれた事柄を期日までにしっかり
ミスなくやってあげないと
営業さんの商談に支障が出てしまいます。
ざっと書きましたが
営業事務って、楽ではありますが
慣れたら、の話です。
今だから、何も難しいとは思いませんが
とにかく覚えることがたくさんあります。
(覚えることが多いのは事務に限らずですが）
机に向かって仕事するってのが
わりと大丈夫そうって方ならできると思います
もちろん努力は必要だし、めんどくさがりなら
仕事中だけは めんどくさがっちゃダメです。
(慣れれば加減が分かるので 手抜き？みたいな
ことはできるようになります）
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なかなかね コロナの影響もあって
仕事探しもうまくいかなかったり、そもそも
求人自体 ないんですよね。
それでも、事務に少しでも興味があるなら
ワープロ打ちの練習をする とか
情報処理とかの本を５分だけでも読む とか
で未来が変わると思うんですよ。
最近、行動するようにしています。
興味が湧いたものは、本を買ったりしてます
欲しいものを買う よりも
なにかを習得するために なにかを買うって
自分への投資って感じがして 出費だけど
モチベーションがあがりませんか？
もし、本やパソコンを買って
すぐにやめちゃったよーってなったとしても
数年後とかにやりたくなったりするし。
何でも、行動するって大事ですよね(^^♪
私も、時々ずーーーんって なりながらも
日々 成長していきたいと思います☆☆
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